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傳真書信來往和簽訂合同制度簡介
1．傳真
（1）接傳真后了解其內容，向領導匯導，請求處理的具體方式；
（2）回復傳真時，要注意檢查電文，特別是報價傳真，一定要審核價格是否準確，以防止出現錯漏。
（3）回復傳真后，凡要求訂房并需經領導確認的，要復印一份交預訂部訂房后存檔。
2、書信
（1）接到書信后，要了解其內容，針對具體的情況，向領導匯報；
（2）復信寫好后，要認真檢查交領導審閱，上級領導認可后蓋上本部門的印章，復印一份留檔，把原稿寄出。
3、合同
（1）制訂合同前，先要了解該年度的團體房價、餐價，司防房價、餐價及散客價、回扣率；
（2）做好合同后，先呈領導批閱，批復后送打字室打印。
（3）合同取回后，要認真審核，確保準確無誤后，蓋上本部印章，呈領導簽署；簽好后復印一份存檔，把簽好的合同寄發（或讓對方旅行社到酒店簽署）；
（4）收到簽復合同后，在登記冊上分類登記，復印一式三份，交預訂部門一份，財務部門兩份。
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