會(huì)議接待方案

    時(shí)間:2020-09-25 11:18:17 會(huì)議方案 我要投稿

    關(guān)于會(huì)議接待方案

      會(huì)議接待方案

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      XXXX有限公司:

      根據(jù)貴公司要求,我司為貴公司此次會(huì)議設(shè)計(jì)了如下會(huì)議方案,若有何疑問,請(qǐng)及時(shí)與我公司聯(lián)系,再做具體協(xié)商。

      一、會(huì)議日程安排

      XX月X日:機(jī)場(chǎng)接機(jī),報(bào)到,入住酒店

      我公司派專車至機(jī)場(chǎng),接來自各地的貴公司參會(huì)人員,送至酒店,安排參會(huì)人員報(bào)到,安排參會(huì)人員入住酒店休息。

      X月X日~X月X日:會(huì)議召開

      安排參會(huì)人員前往會(huì)議場(chǎng)地參加會(huì)議,我公司派專人協(xié)助會(huì)務(wù)組做好會(huì)議中各方面的協(xié)調(diào)工作,以及各種突發(fā)事件的處理。

      X月X日~X月X日:會(huì)議旅游考察,結(jié)束會(huì)議

      優(yōu)惠價(jià)格安排參會(huì)代表的會(huì)后旅游考察工作和離開河南的票務(wù)、接送工作。

      二、整體會(huì)務(wù)服務(wù):

      1、會(huì)議整體策劃、設(shè)計(jì)。

      2、全程會(huì)議操作、跟蹤。

      3、會(huì)后總結(jié)、會(huì)后整體安排。

      三、服務(wù)流程:

      (一)會(huì)前準(zhǔn)備

      1、實(shí)地考查

      會(huì)議召開前,我公司派專人陪同考查團(tuán)實(shí)地考查我公司提供推薦的會(huì)場(chǎng)、入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中,雙方就會(huì)議安排方面的細(xì)節(jié)做進(jìn)一步的協(xié)商,敲定會(huì)議最終方案。

      2、會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議召開前一周內(nèi),貴公司派會(huì)務(wù)組至河南具體城市,我公司派專人配合會(huì)務(wù)組與會(huì)場(chǎng)提供方就會(huì)場(chǎng)布置方面進(jìn)行具體設(shè)計(jì)安排,會(huì)議召開前

      一天將會(huì)場(chǎng)按會(huì)議要求布置妥當(dāng)。

      3、會(huì)議設(shè)施

      在會(huì)議召開前,我公司按照貴公司的'要求,就會(huì)議所需設(shè)施進(jìn)行制作、租用、安排。如:平面立體、AV設(shè)計(jì)、代表證制作、接機(jī)牌、車牌、車貼,貴賓鮮花花環(huán)、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺(tái)、接待臺(tái)卡、專業(yè)桁架(平面、立體)、特裝搭建(舞臺(tái)、背景板、展臺(tái)、會(huì)議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯(lián)對(duì)講機(jī)等。

      4、參會(huì)人員報(bào)到

      參會(huì)人員到達(dá)之前,我公司配合會(huì)務(wù)組安排布置參會(huì)人員入住的酒店大堂內(nèi)的會(huì)議報(bào)到。

      5、會(huì)議召開

      我公司派專業(yè)會(huì)務(wù)人員配合會(huì)務(wù)組進(jìn)行具體的會(huì)議操作。

      6、票務(wù)信息提供

      及時(shí)準(zhǔn)確提供機(jī)票、火車票信息,同時(shí)可以代訂飛機(jī)票。

     。ǘ⿻(huì)中服務(wù):

      1、提供專業(yè)外語翻譯,攝像,禮儀公關(guān)和文秘服務(wù)。

      2、提供經(jīng)驗(yàn)豐富的接待人員全天協(xié)助會(huì)務(wù)工作,(包括辦理代表簽到、接待、資料整理分發(fā)、分房、展臺(tái)規(guī)劃及會(huì)場(chǎng)布置等工作)。

      3、會(huì)議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務(wù)。

      4、向參會(huì)人員提供全市范圍內(nèi)機(jī)場(chǎng)、火車站接送服務(wù)。

      5、提供會(huì)議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務(wù),(如:打印、復(fù)印會(huì)議相應(yīng)資料,提供房間鮮花、水果,攝影等),代辦會(huì)展用品的航空、鐵路托運(yùn)和河南土特產(chǎn)及會(huì)議禮品。

      (三)會(huì)后總結(jié):

      1、優(yōu)惠價(jià)格安排參會(huì)代表的會(huì)后旅游考察工作。

      2、協(xié)助會(huì)議人員處理會(huì)后事宜,進(jìn)行會(huì)議期間的工作總結(jié)。

      四、附錄

     。ㄒ唬┚频晷畔

      (二)旅游線路

      (三)景區(qū)信息

      (四)會(huì)議餐飲

     。ㄎ澹⿻(huì)議用車

     。┚唧w報(bào)價(jià)(一團(tuán)一議)

      大型會(huì)議接待方案

      (一)會(huì)議接待方案的含義

      會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文案,屬于會(huì)議專題策劃方案,可以包含在會(huì)議總體方案中,也可以單獨(dú)擬寫,作為會(huì)議總體方案的附件。

     。ǘ⿻(huì)議接待方案的基本內(nèi)容

      1、接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類眾多,包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等,有以政府代表團(tuán)名義來訪的,也有聯(lián)合組團(tuán)參加的,還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡(jiǎn)要說明為何接待,即接待的緣由、目的和意義。

      2、接待方針。接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及參加對(duì)象的具體情況確定。

      3、接待規(guī)格。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí),主辦方出面的人員的身份,以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。

      4、接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。

      5、接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。

      6、接待責(zé)任。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。如大型會(huì)議活動(dòng)可設(shè)置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組,分別負(fù)責(zé)與會(huì)者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。

      7、接待經(jīng)費(fèi)。寫明與會(huì)者的食宿和交通的費(fèi)用安排,有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出,涉外會(huì)議活動(dòng)還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對(duì)外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。

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